Di tempat kerja hybrid, karyawan berkumpul untuk melakukan diskusi yang bermakna dan mempercepat proses pengambilan keputusan. Oleh karena itu, pentingnya pertemuan semakin meningkat. Namun, eksekutif dan karyawan melihat 67% dari rapat tersebut sebagai kegagalan. Mengapa Anda bertanya seperti itu? Nah, salah satu yang disayangkan yaitu tidak adanya manajemen pemesanan meeting room jakarta kota.
Kabar baiknya adalah ada cara untuk membuat pemesanan meeting room menjadi lebih baik. Dengan teknologi yang tepat, Anda dapat membuat rapat menjadi produktif dan efektif. Berikut adalah 5 cara untuk membantu Anda meningkatkan pengalaman pemesanan meeting room.
Menyingkat Waktu Perangkat Lunak Manajemen Ruang Konferensi
Sebuah laporan menunjukkan bahwa 27% karyawan menghadapi kesulitan dalam menemukan dan memesan meeting room. Sebagian besar waktu, karyawan mengandalkan orang lain untuk menemukan meeting room. Dan ini bisa memakan waktu. Namun, jika Anda ingin mengoptimalkan pemesanan meeting room, Anda perlu menerapkan perangkat lunak penjadwalan ruang konferensi yang canggih. Solusi semacam itu menyingkat waktu pemesanan meeting room, dan menyederhanakan metode mencari ruang. Solusi ini mencantumkan meeting room di dasbor terpusat. Jadi, karyawan bisa melihat ruang mana saja yang tersedia pada jam berapa. Ini juga mengurangi kesalahan yang sering dikaitkan dengan penjadwalan meeting room.
Aktifkan Digital Signage untuk Pemesanan Meeting Room
Saat Anda mengaktifkan reklame digital untuk pemesanan meeting room, Anda membantu karyawan Anda berorientasi pada ruang fisik. Karyawan Anda dapat dengan mudah menemukan tempat ini yang digabungkan dengan nama meeting room yang unik. Selain itu, tanda digital di luar setiap ruangan dapat membantu memberi tahu karyawan tentang tempat acara tersebut. Itu juga dapat menampilkan nama orang yang membuat pemesanan, pengaturan waktu rapat, dan jumlah peserta. Jadi, jika ruangan sudah dipesan tetapi tetap kosong, manajer dapat menghubungi karyawan dan membatalkan pemesanan.
Memfasilitasi Meeting Room yang Kolaboratif
Tempat kerja hybrid dicirikan oleh sifat kolaboratifnya. Karyawan lebih menyukai model kerja hybrid karena mudah berkolaborasi dengan anggota tim lain di mana pun lokasinya. Ruang konferensi adalah ruang yang cocok untuk memulainya. Ini memastikan bahwa Anda dapat berkolaborasi tanpa gangguan apa pun. Dengan perangkat lunak pemesanan meeting room, Anda dapat meningkatkan pengalaman, terutama untuk pekerja jarak jauh. Misalnya, solusi dan peralatan konferensi video yang kuat akan membantu karyawan jarak jauh merasa hadir secara fisik.
Lacak Pemanfaatan Pemesanan Meeting Room
Jika Anda ingin mengoptimalkan penggunaan meeting room Anda, Anda perlu mengetahui bagaimana meeting room Anda akan digunakan. Apakah karyawan lebih cenderung memesan ruang konferensi tertentu? Apakah sebagian besar ruang konferensi tetap kosong? Apakah ruang konferensi kecil dan besar digunakan dengan kapasitas yang sama? Metrik tersebut dapat membantu Anda dengan pertanyaan serupa. Dan melihat gambaran yang lebih besar dapat berperan penting dalam mengoptimalkan ruang pertemuan.
Latih Karyawan untuk Etiket Pemesanan Meeting Room yang Tepat
Etiket rapat di tempat kerja lebih penting, terutama di tempat kerja hybrid, di mana karyawan tersebar di berbagai lokasi. Misalnya, Anda dijadwalkan untuk mengikuti rapat pada pukul 15.00. Namun, Anda gagal melakukannya. Karyawan Anda sudah menunggu Anda. Anda datang terlambat, dan pertemuan itu melampaui waktu yang ditentukan. Anda tahu bahwa itu membuang banyak waktu. Dan di suatu tempat, itu mungkin juga memengaruhi produktivitas karyawan Anda.